Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

VitaFaden ist ein digitales Angebot von n1Gebel.

2. Website, Betrieb und Sicherheitsprotokolle

Beim Aufruf verarbeitet VitaFaden technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browserkennung und Antwortstatus. Zweck sind sichere Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen Betrieb des Angebots. Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich nach sieben Tagen gelöscht, sofern ein Vorfall oder eine gesetzliche Pflicht keine längere Aufbewahrung erfordert.

3. Technisch notwendige Cookies

VitaFaden verwendet ausschließlich Cookies für Anmeldung, Sitzungsverlängerung, Formularschutz und den zusätzlich gesicherten Adminbereich. Sie sind erforderlich, um den ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die verbundene Verarbeitung erfolgt für Konto- und Vertragsfunktionen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und für den technischen Schutz nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse-, Marketing-, Werbe- und Social-Media-Cookies werden nicht eingesetzt. Daher ist derzeit kein Cookie-Auswahlbanner erforderlich. Für die sichere Sitzungsverlängerung merkt sich der aktuelle Browser-Tab in sessionStorage ausschließlich den Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Verlängerung. Der Eintrag enthält keine Bedieninhalte, wird nicht zu Analysezwecken genutzt und beim Schließen des Tabs entfernt. localStorage und IndexedDB werden nicht eingesetzt.

Diese Cookies sind nicht für Browser-Skripte auslesbar und werden ausschließlich über HTTPS übertragen. Solange VitaFaden sichtbar ist und aktiv bedient wurde, fordert der Browser frühestens nach zehn Minuten eine sichere Verlängerung an. Verdeckte oder länger unbenutzte Tabs halten die Anmeldung nicht aufrecht. Übermittelt wird dabei kein Bedienereignis, sondern nur die technisch notwendige Verlängerungsanfrage. Nach 24 Stunden ohne aktive Verlängerung ist eine neue Anmeldung erforderlich. Beim Abmelden werden die zugehörigen Sitzungscookies gelöscht.

4. Konto und allgemeines berufliches Profil

Für Registrierung, Anmeldung und Kontoschutz verarbeitet VitaFaden E-Mail-Adresse, Passwortprüfwert, Bestätigungsstatus, Konto- und Sitzungskennungen sowie sicherheitsrelevante Zeitpunkte. Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheitsmaßnahmen beruhen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das stellenunabhängige Profil kann Namen, Kontaktdaten, Beschäftigungen, Ausbildung, Qualifikationen, Kenntnisse, Sprachen, Zertifikate, Erfolge, Quellenbezüge, ein optionales Profilbild und eine eigene berufliche Zusammenfassung enthalten. Profilinhalte werden kontobezogen verschlüsselt gespeichert und bleiben für spätere Bewerbungen erhalten, bis Sie Angaben oder Ihr Konto löschen. Rechtsgrundlage ist die angeforderte Konto- und Bewerbungsleistung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Freiwillige Profildokumente und OpenAI-Analyse

Profildokumente sind freiwillig; das Profil kann vollständig manuell geführt werden. Vor dem Upload willigen Sie gesondert ein, dass VitaFaden die ausgewählte Datei einschließlich Text, Seitenaufbau, Bildern, Scans und daraus per OCR erkanntem Text für die berufliche Analyse an die OpenAI-API übermittelt. Unterstützte Dateien werden zuvor verschlüsselt übertragen, auf Dateityp und Schadsoftware geprüft und isoliert extrahiert. Die Einwilligung wird mit Dateikennung, Version und Zeitpunkt nachweisbar gespeichert.

Zweck ist, Dokumentart, ausdrücklich belegte berufliche Angaben, Quellenstellen, Unsicherheiten, Prompt-Injection und echte Widersprüche zu erkennen. Rechtsgrundlage der OpenAI-Dokumentanalyse ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit eine Unterlage unvermeidbar besondere Kategorien personenbezogener Daten enthält, umfasst die ausdrückliche Einwilligung deren ausschließlich auftragsbezogene technische Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Solche sensiblen Angaben werden nicht als berufliche Profilfakten übernommen.

Eindeutig belegte und konfliktfreie neue berufliche Angaben können automatisch in Ihr Profil übernommen werden. Bereits bestätigte Angaben werden nicht unbemerkt überschrieben. Bei einer echten Abweichung entscheiden Sie zwischen bisheriger Profilangabe und Dokumentangabe. Die Quellenbezüge bleiben gespeichert, damit Angaben später berichtigt und nachvollzogen werden können.

Profildokumente bleiben als kontobezogene, verschlüsselte Unterlagen gespeichert, bis Sie sie ausdrücklich löschen. Die Löschung entfernt Originaldatei, Extraktion, Analysemetadaten und die daran gespeicherte Einwilligung. Bereits in das Profil übernommene berufliche Angaben bleiben bestehen, bis Sie diese zusätzlich im Profil berichtigen oder löschen; das berufliche Gesamtbild wird danach für den geänderten Profilstand aktualisiert. Ein Widerruf wirkt für die Zukunft und berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

Bitte laden Sie keine Ausweis-, Bank- oder Gesundheitsunterlagen und keine für Bewerbungen unnötigen Daten anderer Personen hoch. Private Kontaktdaten und Unterschriften Dritter sollten vor dem Upload geschwärzt werden. Sie dürfen nur Inhalte verwenden, zu deren Nutzung Sie berechtigt sind.

6. Berufliches Gesamtbild

Aus bestätigten beziehungsweise sicher dokumentierten beruflichen Profilangaben und Ihrer eigenen Zusammenfassung erstellt VitaFaden ein allgemeines berufliches Gesamtbild. Es kann Erfahrungen, Schwerpunkte, nachgewiesene Stärken, Branchen, Qualifikationen und eine aus dem Werdegang nachvollziehbar abgeleitete berufliche Motivation beschreiben. Es ist keine psychologische Persönlichkeitsanalyse und keine Eignungsentscheidung.

An OpenAI werden hierfür nur die notwendigen beruflichen Felder und pseudonyme Quellenkennungen übermittelt, nicht jedoch Kontaktdaten, Profilbild, Rohdokumente, Zahlungs- oder Anmeldedaten. Das Ergebnis wird kontobezogen verschlüsselt gespeichert. Nach einer inhaltlichen Profiländerung wird es als veraltet behandelt und genau einmal für den neuen Quellenstand aktualisiert. Identische Quellenstände erzeugen keinen weiteren Provider-Aufruf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit die Änderung aus einer freiwilligen Dokumentanalyse stammt, umfasst die dort erteilte Einwilligung auch diese dokumentbezogene Zusammenführung und Aktualisierung.

7. Stelle, Stellen-URL und Unternehmenskontext

Für eine konkrete Bewerbung verarbeitet VitaFaden die eingegebene Stellen-URL, eingefügten Text oder eine hochgeladene Stellenunterlage. Projektbezogene Stellen- und Quelldateien sind kurzlebige Arbeitsdaten und laufen grundsätzlich nach 24 Stunden ab. Strukturierte Stellenangaben und bestätigte Projektdaten bleiben bis zur Löschung des Bewerbungsprojekts gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zusätzlich kann VitaFaden die offizielle Website des Unternehmens serverseitig abrufen. Dabei können URL, Seitentext, Abrufzeit, technische Warnungen und die Kennzeichnung als externe, nicht vertrauenswürdige Quelle gespeichert werden. Der Betreiber der abgerufenen Website erhält dabei technisch die IP-Adresse des VitaFaden-Servers, nicht Ihre private IP-Adresse. Unternehmensinformationen dienen nur der individuellen Ausrichtung der Bewerbung und werden nicht als Tatsachen über Sie behandelt. Sie werden mit dem Bewerbungsprojekt gelöscht.

8. Bezahlte Bewerbungserstellung und KI-Korrekturen

Vor dem Start zeigt VitaFaden die Datenkategorien, die für die Erstellung verwendet werden: bestätigtes Profil, berufliches Gesamtbild, Stelle, Ansprechpartner, erforderlicher Unternehmenskontext und freiwillige Antworten. Erst „Bewerbung erstellen – 1 Guthaben“ startet die Verarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die erste OpenAI-Anfrage erstellt Anschreiben und Lebenslauf. Eine zweite und letzte Anfrage prüft und verbessert den Entwurf. Rohdokumente, vollständige OCR-Seiten und das Profilbild werden hierfür nicht übermittelt. Spätere, vom Nutzer ausdrücklich gestartete KI-Korrekturrunden verarbeiten den vorhandenen Entwurf, die freie Änderungsanweisung und den gebundenen Quellenstand. Manuelle Änderungen und PDF-Erzeugung rufen OpenAI nicht auf.

OpenAI-Ausgaben sind als KI-erzeugte Arbeitshilfe erkennbar. VitaFaden prüft geschützte harte Fakten und Quellenbezüge technisch, kann inhaltliche Fehler aber nicht vollständig ausschließen. Sie müssen die Bewerbung vor dem Versand prüfen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO statt.

9. OpenAI als Empfänger

Empfänger der jeweils erforderlichen KI-Eingaben ist OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag von VitaFaden auf Grundlage einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. OpenAI kann die in seiner aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste genannten Dienstleister einsetzen. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, kann auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder der EU-Standardvertragsklauseln stattfinden.

VitaFaden nutzt die Responses API mit store: false, legt keine Conversations, Threads oder Vector Stores an und aktiviert keine freiwillige Trainingsfreigabe. Nach der veröffentlichten OpenAI-API-Dokumentation werden API-Daten ohne ausdrückliches Opt-in nicht zum Training oder zur Modellverbesserung verwendet. Missbrauchsschutzprotokolle können Prompts, Antworten und Metadaten enthalten und grundsätzlich bis zu 30 Tage gespeichert werden; längere Aufbewahrung ist bei gesetzlichen Anforderungen oder zum Schutz der Dienste oder Dritter möglich. store: false bedeutet nicht Zero Data Retention. VitaFaden behauptet keine Zero Data Retention, solange sie für das konkrete Produktionsprojekt nicht nachgewiesen freigeschaltet ist.

Weitere Informationen: OpenAI-Datenverarbeitungszusatz, Unterauftragsverarbeiter und API-Datenkontrollen.

10. Profilbild, Ergebnisse und Löschung von Bewerbungen

Ein Profilbild wird verschlüsselt gespeichert, nicht biometrisch oder psychologisch analysiert, nicht für OCR verwendet und nur auf Ihren Wunsch in Bewerbungsdokumente eingesetzt. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Entwürfe, manuelle Änderungen, Gestaltung, Anlagenreihenfolge und erzeugte PDF-Ergebnisse werden kontobezogen verarbeitet. Ergebnisdateien werden vor der Übertragung verschlüsselt und in der Hetzner Storage Box gespeichert. Solange ein Ergebnis von Ihrem Bewerbungsprojekt referenziert wird, bleibt es abrufbar. Beim Löschen des Projekts werden die zugehörigen Ergebnisobjekte dem bestehenden Löschverfahren übergeben; nicht mehr referenzierte Objekte werden grundsätzlich spätestens nach sieben Tagen gelöscht.

11. Empfehlungsprogramm

Sofern das Empfehlungsprogramm freigeschaltet ist, kann ein dafür berechtigtes, bestätigtes Konto einen zufälligen persönlichen Link erstellen. Der Link enthält weder Namen noch E-Mail-Adresse oder Konto-ID. VitaFaden versendet keine Empfehlungs-E-Mails, importiert keine Kontakte, setzt hierfür kein Tracking-Cookie und bildet keinen Geräte- oder IP-Fingerabdruck.

Bei einer Neuregistrierung über einen gültigen Link speichert VitaFaden die kontobezogene Zuordnung, Programm- und Bedingungsversion, Registrierungs- und Ablauffrist sowie – falls die Voraussetzungen erfüllt werden – die Kennungen der qualifizierenden Bewerbung, Guthabenreservierung und Bonusbuchungen. Zweck sind die Durchführung des Bonusprogramms, die eindeutige Gutschrift und der Schutz vor Mehrfach- oder Selbstempfehlungen. Rechtsgrundlage ist für die Durchführung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und für Missbrauchsabwehr sowie Nachweis berechtigter Ansprüche Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ein aktiver Empfehlungslink wird bei vorgemerkter Kontolöschung sofort deaktiviert; sein geschützt gespeicherter wiederherstellbarer Code wird bei der Löschung entfernt. Offene Bonusbuchungen werden vorher sicher abgeschlossen. Inhaltsfreie Zuordnungs-, Qualifikations- und Ledger-Nachweise bleiben nur so lange gesperrt erhalten, wie dies zur Abwicklung, Missbrauchsprävention, Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen sowie zur unveränderlichen Zuordnung einer Guthabenbuchung erforderlich ist. Für Ansprüche gilt regelmäßig die dreijährige Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB; gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Buchungsnachweise können länger gelten.

11a. Begrenzter Betatest und Feedback

Bei einer Registrierung über einen ausdrücklich gekennzeichneten Betatest-Link speichern wir Teilnahmebeginn und -ende, die Herkunft und Nutzung der zeitlich begrenzten Beta-Guthaben sowie die angenommene Fassung der Betatest-Bedingungen. Dadurch können wir die Teilnehmerzahl begrenzen, Beta-Guthaben korrekt bereitstellen und gekaufte Guthaben getrennt behandeln.

Beta-Feedback enthält Bewertungen zu Bedienbarkeit, Anschreiben, Lebenslauf, Vorschau/PDF, technischen Problemen und Weiterempfehlung sowie optionalen Freitext. Es wird zur Produktverbesserung gespeichert und über Brevo an den VitaFaden-Inhaber gesendet. Die Benachrichtigung enthält keine Bewerbungsinhalte. Rechtsgrundlage ist die Durchführung der freiwillig vereinbarten Betatest-Teilnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Nachweise werden nach Ende der Auswertung und erforderlicher Missbrauchs- und Anspruchsklärung gelöscht, sofern keine längere gesetzliche Pflicht besteht.

12. Zahlung, Vertrag und E-Mail

Stripe verarbeitet im externen Checkout Zahlungsart, vollständige Rechnungsadresse und Zahlungsdaten. VitaFaden erhält nur die für Zuordnung, Länderprüfung, Guthabenbuchung, Vertragserfüllung und Beleg erforderlichen Statusdaten. Stripe handelt bei Teilen der Zahlungsabwicklung in eigener Verantwortlichkeit. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und, für gesetzliche Nachweise, lit. c DSGVO.

Paket, Preis, Guthaben, Leistungsumfang, AGB, Widerrufsbelehrung, Erklärungen, Versionen, Zeitpunkte und Prüfsummen werden als unveränderlicher Vertragsnachweis gespeichert. Brevo erhält E-Mail-Adresse, Nachrichtentyp, Vertragsinhalt und technische Versandkennung für transaktionale Nachrichten. Elektronische Widerrufe werden verschlüsselt gespeichert und per E-Mail bestätigt.

13. Weitere Empfänger und internationale Übermittlungen

Je nach Funktion erhalten Hetzner (Hosting, Notfallarchiv und verschlüsselte Ergebnisablage), Brevo (Transaktions-E-Mail), Stripe (Zahlung) und OpenAI (KI-Verarbeitung) die jeweils erforderlichen Daten. Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingesetzt. Soweit Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, werden die anwendbaren Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln, dokumentiert und überprüft.

14. Speicherdauer

• Sicherheitsprotokolle: grundsätzlich sieben Tage.
• Projektbezogene Stellen- und Quelldateien: grundsätzlich höchstens 24 Stunden.
• Profildokumente, Profil und Gesamtbild: bis zur jeweiligen Löschung oder Kontolöschung.
• Bewerbungsprojekte und referenzierte Ergebnisse: bis zur Projektlöschung.
• Empfehlungsdaten: nach den in Abschnitt 11 beschriebenen Abwicklungs-, Missbrauchs-, Anspruchs- und Buchungsnachweisfristen.
• Betatest- und Feedbackdaten: bis zum Abschluss der Betatest-Auswertung sowie erforderlicher Missbrauchs- und Anspruchsklärung.
• Nicht referenzierte Ergebnisobjekte: grundsätzlich höchstens sieben Tage.
• Reguläre verschlüsselte Notfallarchive: grundsätzlich höchstens 30 Tage.
• Vertrags-, Buchungs- und Steuerbelege: getrennt gesperrt nach den anwendbaren gesetzlichen Fristen, regelmäßig sechs oder acht Jahre; einzelne Buchführungsunterlagen können zehn Jahre aufzubewahren sein.
• OpenAI-Missbrauchsschutzprotokolle: nach Anbieterangabe grundsätzlich bis zu 30 Tage, vorbehaltlich der beschriebenen Ausnahmen.

Nach Kontolöschung werden nicht aufbewahrungspflichtige Kontodaten gelöscht. Gesetzlich erforderliche Nachweise bleiben nur für den gesetzlichen Zweck gesperrt. Löschungen wirken in rotierenden Sicherungen mit deren Ablauf nach.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; der Widerruf muss so einfach wie die Erteilung sein. Anfragen richten Sie an kontakt@n1gebel.de.

Sie können sich beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, online beschweren. Das Recht auf Beschwerde bei einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde bleibt unberührt.

16. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn Funktionen, Anbieter oder Rechtslage sich ändern. Wesentliche Änderungen werden angemessen kenntlich gemacht. Die jeweils veröffentlichte Fassung trägt ein Datum.